Процедура за докладване на нередности в Групата на ББР
Раздел I.
Увод
Чл. 1. Групата на „Българска банка за развитие“ ЕАД (Банката и дъщерните ѝ дружества) е наясно с негативния ефект, който могат да имат върху дейността ѝ неправилно поведение, злоупотреби или неправомерни действия (наричани от тук нататък „нередности“) и окуражава хората да изразяват своите притеснения или конкретни подозрения, които имат относно нередности.
Чл. 2. Дружествата от Групата на ББР са ангажирани в създаването и поддържането на култура на откритост в рамката на своята организация, така че хората да се чувстват окуражени и уверени да изразяват опасения, свързани със съмнения за нередности на ранен етап.
Чл. 3. Настоящата Процедура за докладване на нередности (Процедура) има за цел да създаде вътрешен безопасен механизъм за изразяване на опасения в рамките на материалния обхват, описан в Раздел IV по-долу, като същевременно осигурява ефективна защита на лицата, подаващи сигнали.
Чл. 4. (1) Процедурата за докладване на нередности е елемент от прилаганата в Групата на ББР система за превенция на корупцията.
(2) Настоящата Процедура се прилага за служители, членове на управителни и контролни органи на дружествата от Групата на ББР и трети страни, с които дружествата от Групата на ББР влизат в делови отношения.
Раздел II.
Дефиниции
Чл. 5. За целите на настоящата процедура се прилагат следните определения:
1. „Нарушения“ са действия или бездействия, които са незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 8 от настоящата процедура, или противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 8 и вътрешните правила и процедури, които се отнасят до тяхното прилагане.
2. „Информация за нарушение“ е информация, получена в работен контекст, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в Групата на ББР, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.
3. „Сигнал“ или „Подаване на сигнал“ означава устно или писмено предаване на информация за нарушения;
4. „Засегнато лице“ е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано;
5. „Лица, свързани със сигнализиращото лице“ са трети лица, които могат да бъдат подложени на ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените;
6. „Помощник“ означава физическо лице, което помага на сигнализиращо лице в процеса на подаване на сигнал в работен контекст и чиято помощ следва да е поверителна;
7. „Ответни действия“ са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи лице по чл. 6 или 7;
8. „Звено, отговорно по приемане, регистриране и разглеждане на сигнала“ е управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР. Отговорното лице по приемане, регистриране и разглеждане на сигнала на дъщерно дружество от Групата на ББР е юрисконсултът или друго лице, определено от изпълнителния директор на съответното дъщерно дружество;
9. „Трета страна (трето лице)“ - съвместно предприятие, партньор, агент, консултант, изпълнител, доставчик, посредник и други трети страни, изпълняващи подобни функции;
10. „Вътрешно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на Групата на ББР;`
11. „Външно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи;
12. „Публично оповестяване“ или „да бъде оповестено публично“ означава публично предоставяне на информация за нарушения;
13. „Сигнализиращо лице“ означава физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, получена в контекста на свързаните с неговата работа дейности;
14. „Работен контекст“ означава настоящи или минали работни или договорни дейности в рамките на дружествата от Групата на ББР, чрез които, независимо от естеството на тези дейности, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на ответни действия, ако подадат такава информация;
15. „Компетентен орган“ означава всеки национален орган, който е определен да приема сигнали и да дава обратна информация на сигнализиращите лица и/или е определен да изпълнява задълженията, предвидени в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), по-специално по отношение на последващите действия.
16. „Очевидно маловажно нарушение" е налице, когато извършеното нарушение разкрива явно незначителна степен на обществена опасност с оглед на липсата или незначителността на вредните последици.
Раздел III.
Персонален обхват
Чл. 6. (1) Настоящата процедура се прилага за лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушение, станало им известно в качеството им на:
1. лице, което работи за дружество от Групата на ББР, като полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
2. лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
3. доброволец, платен или неплатен и стажант;
4. акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на дружество от Групата на ББР, член на одитния комитет и други комитети към управителните или контролните органи;
5. лице, което работи за дружество от Групата на ББР, изпълнители, негови подизпълнители или доставчици;
6. лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
7. работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
(2) Процедурата се прилага и за лицата, на които са възложени функции по приемане, регистриране, обработване и разглеждане на сигнали за нередности, постъпили в Групата на ББР.
Чл. 7. Защитата по настоящата процедура се предоставя и на:
1. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;
2. лица, които са свързани посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;
3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.
Раздел IV.
Материален обхват
Чл. 8. (1) Настоящата процедура се прилага по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за:
1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към чл. 3, ал. 1 и 3 на ЗЗЛПСПОИН, актове на Европейския съюз, в това число в областта на:
1.1.финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
1.2. защитата на потребителите;
1.3. опазване на околната среда;
1.4. защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
1.5. сигурността на мрежите и информационните системи.
2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
5. извършено престъпление от общ характер, за което лицето по чл. 6 или 7, подаващо сигнала е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения;
6. останалите области, съгласно чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
(2) Процедурата се прилага и за сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:
1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
2. трудовото законодателство.
Раздел V.
Защита на лицата, подаващи сигнали за нередности. Мерки за осигуряване на защита.
Чл. 9. Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен или външен канал по смисъла на настоящата процедура, има право на защита, когато едновременно са изпълнени следните условия:
1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 8;
2. е подало сигнал за нередности при условията и по реда на тази процедура.
Чл. 10. Лице, което публично оповестява информация за нарушение, има право на защита, когато e имало основателна причина да счита, че информацията за нарушението е била вярна към момента на оповестяването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 8, и е изпълнено някое от следните условия:
1. лицето е подало сигнал при условията и по реда на тази процедура, но по сигнала не са били предприети съответни действия в регламентираните срокове, предвидени в настоящата процедура;
2. лицето има основания да смята, че:
а) нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или е налице извънредна ситуация или риск от необратими вреди;
б) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.
Чл. 11. (1) Лицата, посочени в чл. 6 и 7, са защитени от всяка форма на ответни действия, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:
1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;
2. понижаване в длъжност;
3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;
5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;
6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;
10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;
12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);
13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;
14. прекратяване на лиценз или разрешение;
15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.
(2) Ответните действия по ал. 1, предприети срещу лице по чл. 6 или 7 във връзка с подадения сигнал, са недействителни.
(3) Лице по чл. 6 или 7, срещу което са били предприети ответни действия, може да подадe молба до компетентния орган за възстановяване на положението, в което тo сe е намирало преди предприемането на ответните действия.
Раздел VI.
Допълнителни правила, приложими за вътрешното и външното подаване на сигнали.
Чл. 12. (1) Самоличността на лицата, подаващи сигнали, е поверителна информация, до която имат достъп само определените с настоящата процедура служители.
(2) На защита подлежи и всяка друга информация, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица по чл. 6 или 7.
(3) Достъп до поверителните данни имат единствено служителите, на които тези данни са необходими за изпълняване на задълженията им, предвидени в настоящата процедура.
(4) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства от служителите не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.
(5) Предходните алинеи се прилагат и за защита на самоличността на засегнатите лица.
(6) Разкриването на самоличността или информацията по ал. 2 се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице.
(7) Независимо от предвиденото в ал. 1 и ал. 2, самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.
(8) В случаите по ал. 7, преди разкриването на самоличността или на информацията по ал. 1 и ал. 2, отговорникът по приемане и регистриране на сигнали уведомява сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването им. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.
(9) Служителите, които получават информация за нарушение, която включва търговски тайни, са длъжни да не използват или разкриват търговски тайни за целите, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващи действия.
Чл. 13. (1) Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на настоящата процедура и ЗЗЛПСПОИН, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с вътрешните правила на Групата на ББР регламентиращи личните данни, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.
(2) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.
Чл. 14. (1) Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление.
(2) Сигнализиращите лица не носят отговорност за нарушаване на ограниченията за разкриване на информация, предвидени с договор, законов или подзаконов нормативен акт или административен акт, при условие че имат основателни причини да считат, че подаването на сигнал или публичното оповестяване на информацията е било необходимо за разкриване на нарушението.
(3) Всяка друга възможна отговорност на сигнализиращите лица, произтичаща от действия или бездействия, които не са свързани с подаването на сигнал или не са необходими за разкриването на нередност или нарушение в съответствие с настоящата Процедура, остават уредени в българското законодателство.
Раздел VII.
Анонимни и безпочвени обвинения
Чл. 15. Не могат да бъдат обработвани сигнали, съгласно настоящата Процедура, в следните случаи:
1. анонимни сигнали;
2. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.
Чл. 16. Независимо от правилото по чл. 15 в случаите, когато лицата, които анонимно са подали сигнал не по реда на тази процедура или публично, но анонимно, са оповестили информация за нарушения, като впоследствие са били идентифицирани и са станали обект на ответни действия, имат право на защита, когато са налице условията по чл. 9 и чл. 10 от настоящата процедура.
Чл. 17. Ако дадено лице разкрие информация според настоящата Процедура за докладване на нередности, за които той или тя вярва, че представлява неправилно поведение, злоупотреба, неправомерно действие или опасност за обществения интерес, но което действие не бъде потвърдено от проведеното разследване, срещу лицето няма да се предприемат действия в негова вреда или дисциплинарни действия.
Чл. 18. Ако по безспорен начин се докаже, че сигнализиращото лице е отправило злонамерени или неоснователни обвинения в преследване на лична изгода, срещу лицето могат да бъдат предприети действия по съответната дисциплинарна или друга приложима процедура. Въпреки това, действията на сигнализиращото лице се считат за извършени добросъвестно, докато не бъде доказано обратното чрез надлежни доказателства.
Раздел VIII.
Подаване на сигнал. Регистър. Ред за водене на регистъра.
Чл. 19. (1) Сигналът може да бъде подаден писмено или устно.
(2) Подаването на сигнал може да стане по следните начини:
1. чрез пощeнска пратка на адреса на управление на „Българска банка за развитие“ ЕАД, съответно „ББР Микрофинансиране“ ЕАД, „ББР Лизинг“ ЕАД или „Фонд за капиталови инвестиции“ АД: ул. „Дякон Игнатий“ № 1, гр. София, като върху плика се изписва текст „Сигнал по ЗЗЛПСПОИН“ и наименованието на дружеството от Групата на ББР;
2. на място в деловодството на адрес: гр. София 1000, ул. „Дякон Игнатий“ № 1, като върху плика се изписва текст „Сигнал по ЗЗЛПСПОИН“ и наименованието на дружеството от Групата на ББР;
3. чрез електронната форма на адрес: signals@bdbank.bg (за ББР); signals_mfi@bdbank.bg (за “ББР Микрофинансиране” ЕАД); signals_leasing@bdbank.bg (за “ББР Лизинг” ЕАД); signals_ngf@bdbank.bg (за “Национален гаранционен фонд” ЕАД) и signals_cif@bdbank.bg (“Фонд за капиталови инвестиции” АД);
4. в стаята на управление „Регулаторно съответствие и контрол“, находяща се в гр. София, ул. „Дякон Игнатий“ № 1, след предварителна уговорка между сигнализиращото лице и служител на управлението, в рамките на установеното работно време на ББР. Устно приемане на сигнали се допуска само за сигнали, касаещи „Българска банка за развитие“ ЕАД.
(3) Служителите на ББР могат да подадат сигнал и през специално поставена за целта пощенска кутия за сигнали за нередности, намираща се на четвъртия етаж в Банката. Ключът от кутията се съхранява от началник управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, който има задължението да я проверява ежеседмично.
(4) За всеки получен сигнал за ББР, получен по реда на ал. 1, началник управление “Регулаторно съответствие и контрол” определя отговорен служител от управлението, който да разгледа и извърши вътрешната проверка по сигнала.
(5) Служителят от управление “Регулаторно съответствие и контрол”, определен по реда на ал. 4, съответно отговорникът по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР, декларира липса на конфликт на интереси за всеки сигнал. В случай, че такъв е налице или съответно бъде установен в процеса на разглеждане на сигнала, служителят следва да се направи отвод. В случаите на предходното изречение, сигналът се разглежда от друг служител от управление “Регулаторно съответствие и контрол”, определен от началника на управлението, съответно от друг служител, определен от изпълнителния директор на дъщерно дружество от Групата на ББР.
Чл. 20. (1) Сигналът се подава по начините, посочени в чл. 19, чрез попълване на Формуляр за регистриране на сигнал по образец, утвърден от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в качеството ѝ на централен орган за външно подаване на сигнали, съгласно Приложение № 1. Ако сигнализиращото лице подаде сигнал във форма, различна от утвърдения от КЗЛД формуляр, отговорният служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорното лице по приемане, регистриране и разглеждане на сигнала на дъщерно дружество от Групата на ББР, са длъжни да въведат информацията от сигнала в утвърдения формуляр.
(2) Образец на формуляра по ал. 1 може да бъде намерен: на страницата на Банката, раздел: Подаване на сигнали; на вътрешната интранет страница, до която имат достъп служителите на Групата на ББР, както и на хартиен носител в деловодството.
(3) Сигнализиращите лица могат да приложат към сигнала всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
Чл. 21. (1) Получените в деловодството и чрез пощата сигнали за ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР се предават в запечатан плик на началник управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно на отговорника по разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР, като върху запечатания плик се поставя входящ номер.
(2) Сигналите, получени по електронна поща по чл. 19, ал. 2, т. 3, се получават само от служителите на управление “Регулаторно съответствие и контрол” за ББР, съответно от отговорното лице по приемане, регистриране и разглеждане на сигнала на дъщерно дружество от Групата на ББР като същите отговарят за получаване на входящ номер от деловодната система на ББР/дъщерно дружество.
(3) Сигналите, приложенията към тях, както и събраните документи в хода на разглеждането им не се сканират в деловодната система на ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР. Достъп до сигналите и преписката имат само служителите от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорникът по разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР.
(4) При получаване на устен сигнал отговорният служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР попълва формуляра по образец, утвърден от КЗЛД и предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.
Чл. 22. (1) След получаване на сигнала и завеждането му с входящ номер в деловодната система на ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР, отговорният служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорникът по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР, предприема следните действия:
1. извършва първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 8 и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 6 или чл. 7 от настоящата процедура;
2. генерира уникален идентификационен номер (УИН) по смисъла на чл. 24 от настоящите правила, ако първоначалният формален преглед показва, че сигналът попада в обхвата на настоящата процедура и вписва УИН във формуляра за регистриране на сигнала;
3. уведомява сигнализиращото лице за получаването на сигнала като му предоставя информация за УИН и входящия номер на сигнала;
4. установява липсваща информация по реквизитите на формуляра за регистриране на сигнал и изпраща на сигнализиращото лице съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности по реда на ал. 3.
(3) В случай че сигналът не отговаря на изискванията по чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорникът по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР, писмено уведомява сигнализиращото лице за необходимостта в 7-дневен срок да предостави допълнителни сведения с цел попълване на липсващата информация, като дава указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството. Ако в указания срок не бъдат предоставени допълнителни сведения, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорникът по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали за нередности в дъщерно дружество от Групата на ББР, връща на сигнализиращото лице сигнала заедно с приложенията към него.
Чл. 23. (1) Управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, създава и поддържа регистър на сигналите за нарушения в ББР/дъщерното дружество от Групата на ББР, по образец, утвърден от КЗЛД в качеството на национален орган за външно подаване на сигнали, съгласно Приложение № 2.
(2) Регистърът, който не е публичен, е с ограничен достъп и е защитен с парола. Право на достъп до регистъра и до данните в него имат само служителите от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, както и КЗЛД. Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.
(3) Регистърът съдържа информация за:
1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периода на съхраняване на сигнала;
10. входящ номер;
11. Уникален идентификационен номер (УИН) получен от КЗЛД.
(4) Вписването на обстоятелствата по ал. 3, които не са известни към датата на подаване на сигнала и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания, се извършва поетапно от отговорния служител от управление “Регулаторно съответствие и контрол”, съответно от отговорникът по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали в дъщерно дружество от Групата на ББР, съобразно постъпилата информация в хода на разглеждането на сигнала.
(5) При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала, както следва: „в процес на отстраняване на нередовности“; „не подлежи на разглеждане“; „в процес на разглеждане“ и „приключен“. Критериите за определяне на актуалният статус на сигнала, са уредени с Методически указания № 1, приети с решение по протокол № 28/27.07.2023 г., изм. и доп. с решение на КЗЛД по протокол № 45/13.12.2023 г.
(6) Началник управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, предоставя на КЗЛД в срок до 31 януари статистическа информация за предходната година относно броя на постъпилите при тях сигнали, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях.
Чл. 24. (1) След извършване на проверката по чл. 22, ал. 1, т. 1, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, незабавно инициира получаването на Уникален идентификационен номер (УИН), който се генерира от сайта на КЗЛД.
(2) За получаването на УИН се избира опция „Получаване на УИН“, след което въвежда следната информация:
1. Наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигналът;
2. Идентификационни данни на служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала;
3. Предмет на сигнала (съответните области на нарушение);
4. Начин на получаване (писмено или устно).
(3) Генерираният УИН се вписва във формуляра за регистриране на сигнал от служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ на ББР, съответно от отговорния служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР.
Чл. 25. (1) УИН се генерира и вписва във формуляра за всички подадени сигнали за нарушения, попадащи в приложното поле на чл. 8 от настоящата процедура, включително за:
1. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години (в регистъра по чл. 23, ал. 1 се отбелязват със статус – „не подлежи на разглеждане“);
2. сигнали за нарушения, чието съдържание не дава основание да се приемат за правдоподобни (чл. 15, ал. 6, изр. 2 от ЗЗЛПСПОИН);
3. сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти (чл. 15, ал. 6, изр. 3 от ЗЗЛПСПОИН);
4. сигнали за нарушения, подлежащи на докладване по специална нормативна уредба;
5. сигнали за нарушения, които вече са констатирани от вътрешно звено на ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР (напр. вътрешен одит на Групата), независимо дали са предприети действия по отстраняването им;
6. сигнали за нарушения, които са били подадени анонимно или анонимно е била оповестена информация за нарушения, но техните автори впоследствие са били идентифицирани и са станали обект на ответни действия.
(2) Не се регистрират с УИН сигнали, от първоначалния преглед на които е очевидно, че касаят оплакване (жалби или сигнали) за нередности или неудовлетвореност на клиенти във връзка с предоставяните услуги на ББР/ дъщерно дружество от Групата на ББР. Такива сигнали не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и настоящата процедура като същите се разглеждат съгласно приложимите вътрешнонормативни документи на ББР/ дъщерно дружество от Групата на ББР за разглеждане на жалби.
(3) Анонимни сигнали не се разглеждат и за такива сигнали не се генерира УИН. Когато лице е подало анонимен сигнал не по реда на настоящата процедура или публично, но анонимно, е оповестило информация за нарушения, но впоследствие е било идентифицирано и е станало обект на ответни действия, това лице има право на защита, когато са налице условията по чл. 9 и чл. 10 от настоящата процедура. В тези случаи, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, прави проверка дали анонимният сигнал или публично оповестената информация отговарят на изискванията на чл. 9 и чл. 10 от настоящата процедура. При наличие на обстоятелствата по предходното изречение, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР генерира УИН и го вписва във формуляра както и завежда сигнала в деловодната система.
(4) Данните в регистъра са на български език независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
Чл. 26. (1) При разглеждането на сигнала, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, създава досие на сигнала – на хартиен носител и дигитално, което съдържа формуляра по чл. 20, кореспонденцията със засегнатото лице, събраните доказателства по време на проверката и доклада от проверката по чл. 33, ал.2.
(2) Хартиените досиета се съхраняват в заключени шкафове. Електронните досиета се съхраняват в директория с ограничен достъп, защитена с парола. Достъп до хартиените и електронните досиета имат само служителите от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР.
(3) Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала от него, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.
Раздел IX.
Вътрешна проверка.
Чл. 27. (1) Отговорният служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, възможно в най-кратък срок, но не по-късно от седем дни след получаване на сигнала, изпраща на сигнализиращото лице информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.
(2) В случай, че бъде установено, че сигналът е насочен към служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ или служител от управление „Регулаторно съответствие и контрол“ подаде сигнал по реда на настоящата процедура, вътрешната проверка по настоящия раздел се осъществява от друго структурно звено в Банката, определено със заповед на двама изпълнителни директори.
Чл. 28. Обработването на сигнала се осъществява по УИН, а не по личните данни на лицето, което е подало сигнала като по този начин се цели запазването на тайната на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала
Чл. 29. (1) След получаване на сигнала, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, извършва преценка за допустимостта на сигнала, като се има предвид следното:
1. По регистрирани анонимни сигнали или сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години, не се образува производство;
2. Не се разглеждат регистрирани сигнали, които не попадат в обхвата на настоящата процедура.
(2) При извършването на вътрешната проверка, служителят по ал. 1 извършва следната преценка:
1. дали нарушението е извършено или предстои;
2. съществува ли непосредствен риск за здравето, безопасността, правата на човека или околната среда;
3. кога е извършено нарушението или предстои да бъде извършено;
4. дали сигналът е подаден по външния канал и възможно ли е да бъде публично оповестен;
5. съществува ли риск за функциите, услугите и/или репутацията на ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР.
Чл. 30. Служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, са длъжни да:
1. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
2. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;
3. предоставят обратна връзка на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока по чл. 27, ал. 1;
4. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния централен орган – Комисията за защита на личните данни, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
5. изслушват лицето, срещу което е подаден сигналът, или приемат писмените му обяснения и събират и оценяват посочените от него доказателства;
6. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства като му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
7. предоставят възможност на засегнатото лицe да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
Чл. 31. В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР:
1. организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в Групата на ББР;
2. предлага на Управителния съвет на ББР или на Надзорния съвет в случаите на подаден сигнал срещу член на УС, съответно на едноличния собственик на капитала в случаите на подаден сигнал срещу член на НС или на едноличния собственик на капитала (УС на ББР) или Общото събрание на акционерите в случаите на подаден сигнал срещу член на СД предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
3. насочва писмено сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
4. препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително;
5. в случай че сигналът е подаден срещу членове на Управителния съвет/Надзорния съвет на ББР или членове на Съвета на директорите на дъщерно дружество насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали – Комисия за защита на личните данни.
Чл. 32. (1) Когато в хода на извършване на проверката се установи, че сигналът попада в обхвата на друга политика или процедура на дружествата от Групата ББР, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР, препраща сигнала до съответния ръководител за предприемане на действия, съгласно приложимата политика или процедура на Групата ББР. След изготвяне на отговор от звеното по изречение първо, същият се изпраща на сигнализиращото лице.
(2) Когато в хода на вътрешната проверка се установи, че сигналът съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР връща с указание към сигнализиращото лице за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
Чл. 33. (1) Сигналите се разследват възможно най-внимателно и бързо, като се проверяват всички факти и обстоятелства от значение по случая.
(2) На база на извършената проверка, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР изготвя писмен доклад, който се адресира до органите на ББР/дъщерно дружество от Групата на ББР, посочени в чл. 31, т.2. В доклада се посочват вече предприетите действия, съответно се представят предложения за предприемане на последващи действия.
(3) Компетентните органи в Групата на ББР по чл. 31, т.2 могат да вземат решения за:
1. предприемане на действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;
2. приоритизиране на разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения;
3. прекратяване на проверката:
а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е очевидно маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по закона по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;
б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;
в) когато се установят данни за извършено престъпление/ административно нарушение, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата или други държавни органи в зависимост от конкретния случай.
(4) Разглеждането на постъпили множество сигнали за нарушения се приоритизира, съгласно следните критерии, изложени в низходящ ред по степен на значимост: вид на нарушението (данни за престъпление или административно нарушение); размер на предполагаеми преки материални щети от нарушението; размер на предполагаеми непреки материални щети; вид и размер на наказанията, които е възможно да бъдат наложени от компетентните органи за отделните нарушения; извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес; потенциални репутационни щети. Мотивите за приоритизиране се отразяват в доклада по ал. 2.
(5) На база взетите решения от компетентните органи в Групата на ББР по ал. 3, служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР изготвя индивидуален доклад, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала. Докладът се предоставя в 7 дневен срок от неговото изготвяне на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
(6) В случаите, когато проверката е прекратена на основание ал. 3, т. 3, букви "а" и "б", служителят от управление „Регулаторно съответствие и контрол“, съответно отговорният служител по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на дъщерно дружество от Групата на ББР указва на сигнализиращото лице, че може да подаде сигнал до КЗЛД като национален орган за външно подаване на сигнали.
Раздел X.
Отчетност. Обучения. Други.
Чл. 34. (1) Началник управление “Регулаторно съответствие и контрол” включва информация относно функционирането и ефективността на системата за управление на сигнали за нарушения като част от тримесечните доклади на управлението до УС и НС на Банката.
(2) Управление “Регулаторно съответствие и контрол” извършва периодичен анализ на сигналите и мерките по тях за целите на актуализиране, оптимизиране, промяна на вътрешните правила и процедури.
Чл. 35. Служителите от управление „Регулаторно управление и контрол“, както и отговорните служители по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали на съответното дъщерно дружество от Групата на ББР, които изпълняват функцията по разглеждане на сигналите, преминават задължителни годишни обучения с цел повишаване на тяхната квалификация за изпълнение на задълженията по настоящата процедура.
Чл. 36. При промяна на лицата, определени за служители по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, изпълнителният директор на съответното дъщерно дружество от Групата на ББР е длъжно да уведоми началник управление „Регулаторно управление и контрол“ в 7-дневен срок от настъпване на промяната.
Чл. 37. За неуредените въпроси в настоящата процедура се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН, Наредба № 1 от 27.07.2023 г. за воденето на регистъра 8 на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към КЗЛД, както и указанията на КЗЛД.
Преходни и заключителни разпоредби
§1. Настоящата процедура се приемат на основание чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
§2. Процедурата се публикува на Интернет и на Интранет страницата на ББР.
§3. Най-малко веднъж на три години Процедурата се преразглежда, извършва се анализ на практиката по ЗЗЛПСПОИН и при необходимост същата се актуализира.
§4. Настоящата Процедура за докладване на нередности в Групата на ББР е приета с решение на Управителния съвет на „Българска банка за развитие“ ЕАД по Протокол № 11/29.02.2024 г. и одобрена с решение на Надзорния съвет на „Българска банка за развитие“ ЕАД по Протокол № 9/07.03.2024 г.
§5. С одобрението на настоящата процедура се отменя Процедура за докладване на нередности в Групата на ББР, приета с решение на Управителния съвет на „Българска банка за развитие“ ЕАД по протокол № 30/31.03.2022 г. и решение на Надзорния съвет по Протокол № 15/01.04.2022 г. и изменена с решение на УС по протокол № 97/20.10.2022 г.
